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Outlook für Windows einrichten: E-Mail per IMAP, Kalender & Kontakte per CalDav Synchronizer
Microsoft Outlook für Windows verbindet sich mit nextxch über IMAP (Empfang) und SMTP (Versand). Das gilt für das klassische Outlook (Microsoft 365 Apps, Outlook 2016 bis 2024) und für das neue Outlook für Windows. Im klassischen Outlook synchronisiert das kostenlose Open-Source-Add-in CalDav Synchronizer zusätzlich Kalender, Kontakte und Aufgaben über CalDAV und CardDAV. Diese Seite enthält die exakten Serverwerte und erklärt offen, warum der Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows nicht funktioniert.
Benutzername ist immer die vollständige E-Mail-Adresse. Ist für das Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) aktiv, lehnen IMAP, SMTP und CalDAV/CardDAV das normale Passwort ab: Legen Sie im Webmail unter Einstellungen -> 2FA, Passkeys & Passwort -> Geräte- & App-Passwörter ein eigenes App-Passwort für Outlook an und tragen Sie es überall ein, wo Outlook oder CalDav Synchronizer nach dem Kennwort fragen. Wird ein Notebook ausgemustert, widerrufen Sie nur dieses eine App-Passwort.
Serverwerte für Outlook (Classic und neues Outlook)
Hostname ist der Servername Ihrer nextxch-Installation, z. B. mail.firma.de. Für Postfächer auf mail.nextxch.com tragen Sie mail.nextxch.com ein.
Kontotyp: IMAP (nicht "Exchange", nicht "Exchange 2013 oder früher")
E-Mail-Adresse: anna.weber@firma.de
Benutzername: anna.weber@firma.de (immer die vollständige Adresse)
Kennwort: Kontopasswort, bei aktiver 2FA ein App-Passwort
Posteingang (IMAP): mail.firma.de Port 993 Verschlüsselung: SSL/TLS
Postausgang (SMTP): mail.firma.de Port 465 Verschlüsselung: SSL/TLS
oder alternativ: mail.firma.de Port 587 Verschlüsselung: STARTTLS
SMTP-Authentifizierung: erforderlich, gleiche Anmeldedaten wie Posteingang
Gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA): aus
Gehostete Postfächer: mail.nextxch.com statt mail.firma.de1. Classic Outlook: IMAP-Konto einrichten
Zeigt autodiscover.<ihre-domain> auf den Server, schlägt Outlook die IMAP-Werte oft selbst vor, weil nextxch Autodiscover mit den IMAP- und SMTP-Einstellungen beantwortet. Sonst richten Sie das Konto in wenigen Schritten manuell ein.
1. Datei -> Konto hinzufügen -> E-Mail-Adresse eingeben
2. "Erweiterte Optionen" aufklappen -> "Ich möchte mein Konto manuell einrichten" -> Verbinden
3. Kontotyp "IMAP" wählen
4. Eingehende E-Mail: Server mail.firma.de · Port 993 · Verschlüsselung SSL/TLS
Ausgehende E-Mail: Server mail.firma.de · Port 465 · Verschlüsselung SSL/TLS
(oder Port 587 · Verschlüsselung STARTTLS)
"Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA)" NICHT aktivieren
5. Kennwort bzw. App-Passwort eingeben -> Verbinden -> Fertig
Nachträglich ändern: Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> Konto wählen -> Reparieren / Ändern2. Neues Outlook für Windows: IMAP-Konto hinzufügen
Wichtig für die Datenhoheit: Das neue Outlook synchronisiert Konten anderer Anbieter nach Angaben von Microsoft über die Microsoft Cloud. Zugangsdaten und eine Kopie der Postfachinhalte werden dabei auf Microsoft-Servern verarbeitet. Wer das vermeiden möchte, nutzt das klassische Outlook, Thunderbird oder das nextxch-Webmail.
1. Einstellungen (Zahnrad) -> Konten -> E-Mail-Konten -> Konto hinzufügen
2. E-Mail-Adresse eingeben -> Weiter
3. Als Anbieter "IMAP" wählen und die erweiterten Einstellungen einblenden
4. IMAP-Eingangsserver: mail.firma.de · Port 993 · SSL/TLS
SMTP-Ausgangsserver: mail.firma.de · Port 465 · SSL/TLS (oder 587 · STARTTLS)
Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse (für IMAP und SMTP)
Kennwort: Kontopasswort oder App-Passwort (bei 2FA)
5. Weiter -> Synchronisierung mit der Microsoft Cloud bestätigen -> Fertig
Kalender und Kontakte: im neuen Outlook für IMAP-Konten nicht verfügbar3. Kalender, Kontakte & Aufgaben in Classic Outlook mit CalDav Synchronizer
CalDav Synchronizer ist ein kostenloses Open-Source-Add-in (AGPL) für das klassische Outlook für Windows, erhältlich unter caldavsynchronizer.org. Es ist ein unabhängiges Projekt; nextxch steht in keiner Verbindung dazu. Für Kalender, Kontakte und Aufgaben legen Sie je ein Synchronisationsprofil an.
1. CalDav Synchronizer installieren und Outlook neu starten
2. Menüband "CalDav Synchronizer" -> "Synchronization Profiles" -> "+" (Profil hinzufügen)
3. Profiltyp "Generic CalDAV/CardDAV" wählen
4. Outlook-Ordner wählen, z. B. "Kalender (Nur dieser Computer)" des IMAP-Kontos
oder einen neuen, leeren Ordner
5. DAV URL eintragen:
Kalender: https://mail.firma.de/dav/calendars/anna.weber@firma.de/default/
Kontakte: https://mail.firma.de/dav/addressbooks/anna.weber@firma.de/default/
Aufgaben: https://mail.firma.de/dav/calendars/anna.weber@firma.de/tasks/
Automatische Erkennung: https://mail.firma.de/.well-known/caldav
https://mail.firma.de/.well-known/carddav
6. Username: anna.weber@firma.de
Password: Kontopasswort oder App-Passwort (bei 2FA)
Email address: anna.weber@firma.de
7. "Test or discover settings" -> Verbindung und Ressource bestätigen
8. Synchronization mode: "Outlook <-> Server (Two-Way)" · Intervall z. B. 5 Minuten
9. Mit OK speichern; Schritte 2 bis 8 für Kontakte und Aufgaben wiederholen4. Outlook für Windows als Exchange-Konto (MAPI over HTTP)
Outlook für Windows verbindet Konten vom Typ Exchange über MAPI over HTTP. nextxch unterstützt das seit Version 1.4: Outlook richtet das Konto per Autodiscover ein und synchronisiert Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und das Adressbuch ohne Add-in. Apple Mail, Kalender und Kontakte sowie Outlook für Mac nutzen EWS. Das neue Outlook für Windows bindet Exchange-Konten nur über Microsoft-Dienste an; dort bleibt IMAP.
Client E-Mail Kalender, Kontakte & Aufgaben
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Outlook für Windows (Classic) Exchange (MAPI/HTTP) Exchange (MAPI/HTTP)
Outlook für Windows (neu) IMAP + SMTP nicht verfügbar, Webmail nutzen
Outlook für iOS und Android Exchange ActiveSync Exchange ActiveSync
iPhone und iPad ActiveSync oder IMAP ActiveSync oder CalDAV/CardDAV
Android (Gmail, Samsung, DAVx5) ActiveSync oder IMAP ActiveSync oder CalDAV/CardDAV (DAVx5)
macOS (Mail, Kalender, Kontakte) Exchange (EWS) o. IMAP Exchange (EWS) oder CalDAV/CardDAV
Thunderbird (Windows/macOS/Linux) IMAP + SMTP CalDAV/CardDAV (integriert)
Browser Webmail /mail/ Webmail /mail/
Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows: unterstützt (MAPI over HTTP, Einrichtung per Autodiscover)
iPhone, iPad und macOS: Einrichtungsprofil per QR-Code oder Link, siehe Kapitel 10Einstellungen, Standardwerte & Best Practices
| Einstellung / Ort | Funktion | Standardwert | Best Practice im Betrieb |
|---|---|---|---|
Posteingang: IMAP, Port 993, SSL/TLS |
Empfang, Ordner und Gelesen-Status über IMAPS mit TLS ab dem ersten Byte. Sonderordner (Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam) meldet der Server per IMAP SPECIAL-USE. | 993 · SSL/TLS |
Port 993 mit SSL/TLS verwenden. Port 143 mit STARTTLS ist nur ein optionaler Fallback und muss in der Firewall eigens freigegeben sein. |
Postausgang: SMTP, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS) |
Versand authentifizierter Benutzer. Port 465 verschlüsselt sofort (implizites TLS), Port 587 startet unverschlüsselt und wechselt per STARTTLS vor der Anmeldung auf TLS. | 465 · SSL/TLS |
In Outlook "Postausgangsserver erfordert Authentifizierung" aktivieren und dieselben Anmeldedaten wie für den Posteingang verwenden. Port 25 ist nur für Server-zu-Server-Zustellung gedacht. |
Benutzername & App-Passwort (2FA) |
Alle Client-Protokolle melden sich mit der vollständigen E-Mail-Adresse an. Bei aktiver 2FA wird das normale Passwort für IMAP, SMTP und DAV abgewiesen. | E-Mail-Adresse |
Pro Gerät und Programm ein eigenes App-Passwort anlegen (Webmail -> Einstellungen -> 2FA, Passkeys & Passwort), damit Sie einzelne Zugänge gezielt widerrufen können. |
CalDAV-Kalender: /dav/calendars/<adresse>/default/ |
Standardkalender des Postfachs für CalDav Synchronizer und andere CalDAV-Clients (VEVENT, inkl. Einladungen und Serien). | https://<host>/dav/calendars/<adresse>/default/ |
Mit dem Button "Test or discover settings" in CalDav Synchronizer prüfen; alternativ reicht https://<host>/.well-known/caldav als Startpunkt für die automatische Erkennung. |
CardDAV-Kontakte: /dav/addressbooks/<adresse>/default/ |
Standard-Adressbuch des Postfachs (vCard 3.0/4.0) für CalDav Synchronizer, Thunderbird, macOS und DAVx5. | https://<host>/dav/addressbooks/<adresse>/default/ |
Einen eigenen Outlook-Kontakteordner für die Synchronisation verwenden, damit lokale Kontakte anderer Konten nicht vermischt werden. Discovery: https://<host>/.well-known/carddav. |
CalDAV-Aufgaben: /dav/calendars/<adresse>/tasks/ |
Aufgabenliste (VTODO) des Postfachs, dieselben Aufgaben wie im Webmail und auf dem Smartphone. | https://<host>/dav/calendars/<adresse>/tasks/ |
In CalDav Synchronizer ein drittes Profil anlegen und als Outlook-Ordner den Aufgabenordner wählen. |
Neues Outlook für Windows |
Unterstützt nextxch nur als IMAP-Konto für E-Mail. CalDAV, CardDAV und COM-Add-ins wie CalDav Synchronizer stehen im neuen Outlook nicht zur Verfügung. | IMAP · nur E-Mail |
Wer Kalender und Kontakte in Outlook braucht, nutzt das klassische Outlook mit CalDav Synchronizer oder das nextxch-Webmail (/mail/). |
Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows |
Outlook für Windows (klassisch, Microsoft 365, 2016 bis 2024) verbindet Konten vom Typ Exchange über MAPI over HTTP. nextxch unterstützt das: Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Adressbuch und Senden laufen ohne Add-in. Das neue Outlook bindet Exchange-Konten nur über Microsoft-Dienste an. | Unterstützt (MAPI over HTTP) |
Konto mit E-Mail-Adresse anlegen; Outlook findet die Einstellungen per Autodiscover. Dafür muss autodiscover.<ihre-domain> auf den Server zeigen und MAPI für die Domain freigeschaltet sein. |